KSeF в першу чергу асоціюється з платниками ПДВ, податковими накладними та великими компаніями. Це не дивно, оскільки протягом тривалого часу саме в цьому контексті найчастіше обговорювалася ця система.
Проблема полягає в тому, що багато підприємців, які користуються звільненням від ПДВ, можуть помилково вважати, що це питання їх не стосується. Оскільки вони не сплачують ПДВ, вони вважають, що повинні бути звільнені від нових правил виставлення рахунків-фактур.
Однак, все може бути інакше. Якщо ви ведете бізнес, виписуєте рахунки-фактури та користуєтеся звільненням від сплати ПДВ, варто зараз перевірити, коли і якою мірою KSeF застосовуватиметься до вас.
Коротко про суб'єктивне звільнення від ПДВ
Звільнення від ПДВ означає, що підприємство не додає ПДВ до своїх продажів і, як правило, не враховує цей податок у своїх податкових деклараціях. Найчастіше це стосується так званого суб'єктивного звільнення, тобто звільнення, яке базується на вартості продажів.
Основне правило викладено у статті 113, розділі 1 Закону про ПДВ. Платники податків, вартість продажів яких у попередньому податковому році не перевищувала 100 000 злотих, можуть скористатися звільненням від сплати податків. 240 000 PLNЦя сума не включає сам ПДВ.
Якщо підприємець тільки починає свою справу протягом року, ліміт розраховується пропорційно. Це ґрунтується на статті 113, розділі 9 Закону про ПДВ. Іншими словами, якщо компанія працює лише частину року, вона використовує не весь ліміт, а лише відповідну частину.
Також важливо пам’ятати, що не кожен вид діяльності може скористатися звільненням від оподаткування. Стаття 113, пункт 13 Закону про ПДВ визначає види діяльності, які виключають право на звільнення від оподаткування, незалежно від обсягу продажів. Це стосується окремих товарів і послуг, для яких законодавець вимагає реєстрації як активного платника ПДВ, включаючи консультаційні та юридичні послуги.
Детальніше про те, хто може скористатися звільненням від ПДВ, коли це право втрачається і коли варто від нього відмовитися, ми пишемо в окремій статті. стаття, присвячена виключно звільненню від ПДВ.
Як працює виставлення рахунків-фактур платником податків, звільненим від сплати податків?
Те, що бізнес звільнений від ПДВ, не означає, що рахунки-фактури на нього не поширюються. Такий бізнес все ще може виставляти рахунки-фактури, але вони не включатимуть суму ПДВ.
Це правило дещо відрізняється від правила для активних платників ПДВ. Відповідно до статті 106b, розділу 2 Закону про ПДВ, платник податків не зобов'язаний виставляти рахунок-фактуру за продажі, звільнені від ПДВ, зокрема згідно зі статтею 113, розділами 1 та 9 Закону про ПДВ. Іншими словами, саме звільнення від ПДВ означає, що рахунок-фактура не завжди має виставлятися автоматично.
Однак це не означає, що клієнт не може цього вимагати. Відповідно до статті 106b, пункту 3 Закону про ПДВ, якщо покупець вимагає рахунок-фактуру протягом 3 місяців з кінця місяця, в якому було надано послугу, поставлено товари або отримано платіж, платник податків, звільнений від ПДВ, зобов'язаний виставити такий рахунок-фактуру.
Також важливо дотримуватися терміну. Відповідно до статті 106i, розділу 6 Закону про ПДВ, якщо клієнт запитує рахунок-фактуру протягом того ж місяця продажу або оплати, рахунок-фактура виставляється відповідно до загальних правил, які зазвичай застосовуються до 15-го числа наступного місяця. Якщо клієнт подає запит пізніше, рахунок-фактура має бути виставлений не пізніше 15 днів з дати запиту.
KSeF не запитує, чи є ви платником ПДВ
Найголовніше, що Національна система електронних рахунків-фактур (KSeF) застосовується не лише до активних платників ПДВ. Відповідно до статті 106ga, розділу 1 Закону про ПДВ, платники податків зобов'язані виставляти структуровані рахунки-фактури, використовуючи Національну систему електронних рахунків-фактур. Це положення не обмежує цей обов'язок рахунками-фактурами з декларованим ПДВ.
Це означає, що якщо підприємство, звільнене від ПДВ, виставляє рахунок-фактуру, воно, як правило, також зобов'язане зробити це в Національній податковій адміністрації (KSeF). Не має значення, що рахунок-фактура не містить ставки ПДВ або суми податку. Це все одно рахунок-фактура, просто виданий звільненим від ПДВ платником податків.
Однак, обсяг цього зобов'язання має бути добре зрозумілим. KSeF не означає, що кожен продаж платника податків, звільненого від ПДВ, раптом має бути документований рахунком-фактурою. Ми продовжуємо застосовувати принципи статті 106b, пунктів 2 та 3 Закону про ПДВ, що означає, що у випадку звільнених від оподаткування продажів рахунок-фактура не завжди виставляється автоматично, а має бути виданий, якщо покупець запитує його у встановлений законом термін. Цей підхід підтверджується, серед іншого, окремим тлумаченням директора Національного управління податкової інформації від 12 березня 2026 року, номер справи. 0113-KDIPT1-3.4012.51.2026.1.JP.
Як це працює на практиці?
Приклад 1: Індивідуальний клієнт хоче отримати рахунок-фактуру
Припустимо, ви ведете бізнес, звільнений від ПДВ, і надаєте послугу приватній особі, яка не веде бізнес. Після надання послуги клієнт запитує рахунок-фактуру.
У такому випадку вам потрібно звернутися до статті 106b, пункту 3 Закону про ПДВ. Якщо клієнт запитує рахунок-фактуру протягом трьох місяців після закінчення місяця, в якому було надано послугу або отримано платіж, ви зобов'язані його виставити.
Однак такий рахунок-фактуру не обов'язково надсилати до KSeF. Це ґрунтується на статті 106ga, розділі 2, пункті 4 Закону про ПДВ, яка виключає рахунки-фактури, виписані фізичним особам, які не здійснюють підприємницьку діяльність, з обов'язкового KSeF. Це означає, що ви все ще можете виставити рахунок-фактуру споживачеві поза KSeF, наприклад, у паперовому або електронному вигляді.
Приклад 2: Бізнес-клієнт хоче отримати рахунок-фактуру
Другий сценарій: ви надаєте послугу іншому бізнесу, але все ще користуєтеся звільненням від ПДВ. Те, що клієнт є бізнесом, не означає автоматично, що ви повинні виставляти рахунок-фактуру без його запиту.
Стаття 106b, пункт 2 Закону про ПДВ застосовується до продажів, звільнених від ПДВ. Це положення зазначає, що платник податків, звільнений від ПДВ, як правило, не зобов'язаний виставляти рахунок-фактуру. Обов'язок виникає, коли покупець запитує рахунок-фактуру протягом терміну, визначеного у статті 106b, пункті 3 Закону про ПДВ.
Отже, якщо підприємець запитує рахунок-фактуру, його необхідно виставити. І тут на допомогу приходить KSeF. Відповідно до статті 106ga, пункту 1 Закону про ПДВ, структуровані рахунки-фактури виставляються з використанням KSeF, і нормативні акти не обмежують цей обов'язок лише активними платниками ПДВ. Отже, рахунок-фактура для клієнта-підприємця, виданий платником податків, звільненим від сплати ПДВ, як правило, має бути оформлений у KSeF.
KSeF впроваджується поетапно – перевірте, коли це стосується вас
Обов'язковий KSeF не набув чинності для всіх одночасно. Для найбільших компаній він почав діяти раніше, але для більшості малих підприємств та платників податків, звільнених від ПДВ, ця дата була вирішальною. 1 Квітень 2026
З цієї дати рахунки-фактури, що підлягають обов'язковому оподаткуванню KSeF, як правило, повинні виставлятися в системі. Це також стосується платників податків, звільнених від сплати ПДВ, якщо вони виставляють рахунки-фактури у своїх відносинах з іншими підприємствами.
Однак для найменших платників податків існує тимчасове послаблення. До кінця 2026 року рахунки-фактури все ще можуть бути виставлені поза межами KSeF за умови щомісячна вартість продажів, підтверджена рахунками-фактурами, не перевищує 10 000 злотих брутто.
Вам потрібно бути обережними, щоб не перевищити цей ліміт. Якщо ваші виставлені рахунки-фактури на продаж перевищують 10 000 злотих брутто за певний місяць, ви повинні будете сплатити KSeF. за рахунком-фактурою, що перевищує лімітЗ цього моменту наступні рахунки-фактури також повинні виставлятися в KSeF.
Однак, якщо платник податків перебуває в межах ліміту до кінця 2026 року, обов'язок виставляти рахунки-фактури в KSeF застосовуватиметься до нього з 1 січня 2027 року На цьому закінчується перехідна пільга для найменших компаній.
Підсумки
KSeF призначений не лише для активних платників ПДВ. Якщо ви користуєтеся звільненням від ПДВ, але виписуєте рахунки-фактури для інших компаній, нові правила можуть застосовуватися і до вас. Однак найголовніше, що KSeF не створює автоматичного зобов'язання виставляти рахунок-фактуру за кожен звільнений від сплати ПДВ продаж – він, головним чином, змінює спосіб виставлення рахунків-фактур, коли рахунок-фактура потрібен. Тому варто перевірити, коли ви маєте право на KSeF, чи можете ви використовувати ліміт у 10 000 злотих і як ви зараз документуєте свої продажі. Якщо ви не впевнені, як підготувати свою компанію до KSeF, варто обговорити це заздалегідь, перш ніж нові зобов'язання почнуть впливати на ваше щоденне виставлення рахунків-фактур.
