Облік робочого часу є ключовим елементом управління персоналом, що включає моніторинг, документування та аналіз часу, який працівники витрачають на виконання своїх обов'язків. Він повинен враховувати, серед іншого, норми робочого часу, понаднормову роботу, чергування, перерви та час відпусток.
Цей процес має відповідати положенням Трудового кодексу та враховувати, серед іншого, норми робочого часу, понаднормові години, чергування, перерви та свята.
Після аналізу ваших потреб у часі ми запропонуємо найбільш підходящу систему обліку робочого часу та розрахунковий період, що допоможе оптимізувати роботу у вашій компанії.
Ми маємо досвід у впровадженні електронних систем обліку робочого часу.
На практиці, належний облік робочого часу вимагає не лише ведення обліку, а й належної політики компанії. Багато порушень виникають через те, що організації вдаються до спрощених процедур: графіки створюються без урахування обмежень, понаднормова робота не звітується, перерви та зміни не документуються належним чином, а відпустки та лікарняні не враховуються послідовно в системі. Це, у свою чергу, може призвести до суперечок із працівниками, помилок у розрахунку заробітної плати та проблем у разі перевірки.
Саме тому, в рамках нашої підтримки, ми аналізуємо, як ваша компанія фактично організовує роботу та де виникають ризики. Ми допомагаємо вам організувати планування графіків, документувати відвідуваність та відсутність, а також впоратися з особливими ситуаціями, такими як понаднормова робота, нічні зміни, неділі та свята, чергування та зміни заміщення. Це гарантує, що ваші табелі обліку робочого часу достовірно відображають те, що відбувається у вашій організації.
Вибір періоду розрахунків та рішень, що відповідають специфіці галузі, також має вирішальне значення. Процес відрізняється в компаніях, що працюють позмінно, в офісах з гнучким робочим графіком, і ще відрізняється в тих, де частина команди працює віддалено або в гібридній системі. Вдало підібрана система та правила розрахунків можуть значно зменшити кількість ручних виправлень, оптимізувати робочий процес запитів (на відпустки, особисті поїздки, відрядження) та полегшити менеджерам планування командної роботи.
Впровадження електронної системи обліку робочого часу часто є кроком, який оптимізує весь процес – за умови, що вона добре адаптована та правильно налаштована. Ми консультуємо, яке рішення обрати та на що звернути увагу, щоб система підтримувала організацію, а не створювала додаткову роботу (наприклад, з точки зору звітності, затвердження керівником, інтеграції з відділом кадрів/заробітної плати або управління змінною роботою).
Результат? Прозорі правила, зниження ризику помилок, ефективніше планування та виставлення рахунків, а також кращий контроль витрат на персонал – без додавання годин після їх заповнення. Якщо ви хочете оптимізувати облік робочого часу у вашій компанії або впровадити електронний облік робочого часу, ми можемо проаналізувати вашу поточну модель і запропонувати рішення, адаптовані до реальних потреб вашої організації.
Зверніться до спеціаліста
Кшиштоф Буржинський
Партнер, податковий радник