我们的经验表明，许多企业家仍然不确定在何种情况下出国旅行可以作为可抵扣费用。鉴于国际旅行费用昂贵，且越来越多的人因工作性质需要出差，我们决定对此主题进行全面探讨。我们希望本文能够消除一些实际的疑虑。
一项支出必须具备哪些特征才能被认定为可抵扣税款的成本？
我们在博客上多次讨论过税前扣除成本的问题。这并不奇怪——税务机关经常与企业就某项支出是否应减少税基产生争议。我们认为，造成这种现象的原因之一是成本的定义存在缺陷。《个人所得税法》第22条对税前扣除成本进行了定义。该条款内容如下：
“获取收入的成本是指为赚取收入或维持、确保收入来源而发生的成本，但第 23 条所列成本除外。”
该法第23条列出了一系列免税项目，例如酒类、娱乐支出、罚款和罚金。然而，在实践中，纳税人必须评估支出是否具有确定性、是否用于产生收入（或维持或确保收入来源），以及是否与经营活动相关。相关法规并未要求纳税人证明其购买行为的合理性或节俭性。然而，在实践中，在判断是否存在跨越经营支出和个人支出界限的情况时，有时会考虑这些因素。
与出国旅行相关的费用可以作为税前扣除项吗？
一般来说，是的。然而，必须满足上述定义的要求。除了用途、与收入的关联性和明确性之外，还必须妥善记录所发生的费用，并确保这些费用并非主要用于个人用途。在实践中，这意味着： 并非所有旅行费用都能抵税，即使住宿或机票可以抵税。 很多因素还取决于行程的具体安排和你的活动。
哪些行程可以算作商务旅行，哪些不能算作商务旅行？
我们的咨询实践表明，有一类特定的旅行原则上不会引起税务机关的关注。同样，也有一些特定的旅行计划几乎肯定属于高风险项目。以下列举几个例子：
参与海外销售洽谈、贸易展览会或会议
我们认为，出国商务旅行的一个典型例子，也是相对安全的例子，是前往另一个国家参加行业活动或与承包商（包括潜在承包商）进行商务谈判。重要的是， 谈判不一定会成功。 进行销售或采购洽谈但最终没有达成交易是常见的商业惯例。
网红、YouTube博主、博客作者和网络内容创作者的旅行
在网红行业，工作与私人生活的界限模糊不清——毕竟，记录日常生活往往是他们职业活动的一部分。对于软件开发人员来说，去游乐园几乎肯定属于消费，很难将其与收入联系起来；但对于YouTube博主来说，他们可能会在那里录制新的视频。另一方面，就像谈判一样，并非每次旅行都能成功，例如，并非每次都能制作成系列视频。值得注意的是，如果没有发布关于旅行或景点的任何内容，就很难证明旅行与收入之间的联系。
那么，如何判断某次旅行对网红来说是否需要付出成本呢？ 在评估过程中，我们应该考察以下标准：
- 旅游话题与频道或博客简介之间的关系
- 频道变现
- 是否存在广告、合作或赞助协议，
- 存在证明此次旅行专业性质的证据，例如以方案和日程安排的形式。
经税务机关和法院确认，妥善记录且理由充分的网红旅行当然可以享受税收减免。值得一提的是最高行政法院2021年5月14日的判决（案号：II FSK 1633/19）和2025年2月26日的裁决（案号：II FSK 711/22）。
然而，证明此次旅行合理性的必要性尚存争议。虽然该法案并未明确规定此类评估标准，但一位新手网红的超豪华旅行可能比一位名人参加业内活动的为期一周的旅行更能引发争议。
寻找灵感不太可能很昂贵。
本案中一个值得注意的先例是对 2025 年 5 月 7 日文件参考编号的解释。 0112-KDIL2-2.4011.213.2025.2.WS在申请书中，这位经营培训和咨询业务的纳税人表示，他计划的异国之旅将帮助他获得南半球亚热带气候下独特的原始农业技术知识。
税务机关认为，购买包含导游讲解的典型旅游套餐属于个人支出。我们认为，此类出国旅行若要真正构成可抵扣税款的支出，则必须证明其与收入有更紧密的联系，例如通过与当地企业家会面。观光旅行和潜水活动也对纳税人不利。
如果行程既有商务性质又有私人性质，该怎么办？
长途商务旅行会让人产生探索当地景点的愿望，这并不令人意外。前往新加坡或纽约等遥远目的地的旅行并不常见，而且有些商务旅行会留下大量空闲时间。在这种情况下，旅行的性质会略有不同，尽管它仍然可以被归类为可抵税的费用。
《个人所得税法》并未规定此类费用的具体计算方法。我们认为，最稳妥的做法是采用一个能够准确反映旅行中个人支出比例的指标。但需要注意的是，如果某项支出能够明确区分（例如，配偶和子女的住宿费用、旅游景点门票等），则应将其从该比例中排除。
当延长停留时间并未导致旅行成本增加时，就会出现一个有趣的问题——例如，购买价格更低的往返机票以换取在目的地多停留几天。虽然国家税务信息局局长（KIS）的解释实践并未提供解决此问题的通用方案，但我们认为，如果旅行的主要目的是商务，且私人延长停留时间并未增加任何旅行成本，则可以维持全额机票结算——正如税务机关多年前发布的解释中所述。
就酒店住宿而言，费用应按日期和行程参与者进行分配。家庭成员的过夜住宿或私人延期住宿绝不应计入费用。与实现商务目标相关的费用则完全可以计入。然而，我们必须强调，我们对机票费用的认定主要基于推测，如有疑问，绝对值得考虑提交费用解释申请。但这需要支付费用并花费时间准备相关文件。因此，在实际操作中，尤其对于小额费用，通常不值得冒因费用性质不明而产生的风险。
出差期间哪些费用可以报销？
法院和税务机关此前认可的费用清单非常广泛。一般而言，只要满足其他条件，费用可能包括：
- 旅行费用——飞机票、火车票、巴士票、轮渡票、汽车燃油费
- 出租车和当地交通工具
- 租车费、燃油费、过路费、停车费
- 此次商务行程的住宿安排
- 参加会议、展览会、培训的费用
- 联合办公空间租赁、必要设备
- 签证费、行政费、护照费、疫苗接种费
- 翻译服务，行业向导（而非旅游向导）
- 员工或合伙人在旅途中为企业家执行任务的差旅费用。
费用不包括：
- 私人景点，
- 礼品
- 酒精，
- 在餐厅吃饭——除非这顿饭是工作会议或谈判。
企业家出差期间的每日津贴
与普遍认知相反，个体经营者（SOLE）也可以领取每日津贴，尽管其计算规则与雇员略有不同。KPiR（波兰国家税务登记册）中记录的费用是根据适用于公共部门雇员的标准计算的金额，而非实际支出。2026年，国内出差超过12小时的每日固定津贴标准为45波兰兹罗提，而出国出差的每日津贴金额则取决于居住国。通常情况下， 每天大约50欧元。让我们强调—— 企业家并不结算食品的实际费用，而是在收支账簿中记录一笔总额来代表这些费用。
会议期间提供的免费餐食会使薪酬计算变得有些复杂。对于国际旅行，每日津贴中会扣除15%用于免费早餐，30%用于免费午餐和晚餐。
就津贴而言，出国旅行的时间从离开该国（例如从波兰的机场起飞）的那一刻起算，到返回波兰（例如降落在波兰共和国境内的第一个机场）的那一刻起算。
值得注意的是， 与承包商共进晚餐可以视为获取收入的成本，而与每日津贴无关——这是一种组织商务会议的形式。
商务旅行期间的住宿
通常情况下，租用酒店房间或公寓的费用按实际成本结算，而非像餐饮费用那样一次性支付。与其他费用一样，必须提供所有必要的证据（与业务的关联性、费用不涉及个人性质、费用具有最终性）。虽然没有规定禁止选择特别昂贵的酒店，但我们认为，选择异常昂贵的酒店可能构成所谓的“形象费用”，从而丧失享受税基减少的资格。普遍认为，主要用于塑造形象和给客户留下深刻印象的过度支出存在风险。入住五星级酒店一晚并非决定性因素，但在刑事调查中，当局会特别关注此类支出的经济合理性。
增值税和境外旅行
为了便于理解，我们补充一点，通常情况下，在波兰以外的欧盟国家购买应缴纳增值税的商品或服务时，其扣除规则与所谓的“增值税抵扣”规则完全不同。 服务进口。 例如，购买汽车燃油、会议门票或移动互联网SIM卡等需要缴纳税款的商品时，必须提交电子申请。 增值税参考号这份通过电子税务局提交的申请将转发至税款评估所在国的税务机关。因此，退税决定是由例如西班牙或瑞典的税务机关做出，而不是由波兰税务机关做出。
退款条件与波兰增值税法中的条件大体相似，但也存在一些差异。要获得退款，企业必须证明：
- 增值税纳税人是否从事应税活动？
- 退款所在国没有注册办事处或常设机构。
- 没有义务在当地注册增值税。
- 已开具正确发票
- 此次购买与应税活动有关。
每个国家/地区的申请均需单独提交。申请截止日期为次年9月30日，全年或不足三个月的最低申请金额为50欧元，不足一年但至少三个月的申请金额为400欧元。
然而，值得注意的是，在国外追回增值税需要纳税人的积极参与，并且通常需要提交详尽的说明。虽然对于大额税款而言，这种做法完全合理，但追回50欧元或100欧元的增值税可能并不划算。此外，还需记住，欧盟成员国保留对增值税抵扣施加限制的权利，尤其是在燃油、汽车、餐饮和住宿方面。波兰法律中也存在类似的规定。
我可以带员工或同事出差吗？
在商业实践中，出国旅行时通常会带一名陪同人员。这个人可能是助理、公司决策者，或者精通外语的员工。然而，带同事同行会带来一些后果。
虽然公司资助的商务旅行通常不会为员工带来收入，但如果旅行中包含旅游元素，员工则可能获得所谓的额外福利。携带员工配偶或子女同行、应员工要求升级住宿，或者旅行目的是为了激励员工且与雇主利益关联甚微或难以证明，这些情况也属于类似情况。
BTTP认为，在评估免费福利收入的风险时，首先应适用宪法法院在2014年7月8日K 7/13号判决中使用的评估标准：
- 经员工同意后，方可履行福利义务。
- 员工利益优先于雇主利益。
- 为员工创造切实利益，
- 可以将福利指定给特定人员。
所有这些要素应该同时存在。
因此，只要员工出国是为了代表雇主出差，而非休闲度假，那么此次旅行本身对其而言是免税的。而对于雇主来说，组织员工出差的相关费用则可以抵税。
B2B商务旅行
随着所谓 B2B 合同的普及，企业家们开始对同事的商务旅行应该如何处理和核算提出诸多疑问。
这个问题的出发点应该是： 在 B2B 合同中，没有提到所谓的委托。 这一法律概念属于劳动法范畴，因此不应与合同关联——无论从形式上（通过在合同中使用该术语）还是实践上都是如此。即使没有明确授权，也不意味着合同的具体性质不能强制企业家提供服务或进行海外商务旅行。
此外，企业间签订的合同应明确规定由谁负责安排此类差旅的相关费用——通常情况下，应由服务提供商（承包商）承担。合同产生的报酬应包含与商务旅行相关的费用。不同的安排或许有其合理之处，但这可能表明该B2B合同实际上是一种雇佣关系。
公司管理层成员的商务旅行
商务旅行也可视为企业所得税支出——公司也必须派遣代表出国出差。在这种情况下，由于公司与其关联人员的性质不同，其税务处理方式与员工差旅更为接近。因此，如果此次旅行部分属于私人性质，则管理层成员、合伙人、代理人或其他代表公司行事的人员可能因该项无偿服务而获得收入。
值得注意的是，与公司运营无关的旅行，例如首席执行官的度假旅行，不能作为公司的税收抵扣支出。与公司有关联的个人出国旅行不一定需要产生直接收入，但与其他可抵扣税收的支出一样，这种关联必须能够得到证明。因此，根据现行解释惯例，法人实体员工的合理规划旅行完全合法。
利用爱沙尼亚企业所得税 (CIT) 的企业家需要注意的最后一个风险是，某些支出可能被认定为所谓的“隐性利润”。这不仅需要缴纳税款，而且更糟糕的是，往往会使结算变得复杂。当然，如果商务旅行有完善的凭证，则不会有问题。但是，如果旅行被认定为私人或休闲旅行，则存在被认定为隐性利润的风险。
赞助旅行算收入吗？
一个有趣的问题是，由广告商、赞助商或旅行服务提供商资助的旅行（主要是网红旅行）的税务分类。与奖励旅行一样， 在以物易物的合作中，创作者获得的收入与货币交换的收入条件类似。
国家税务信息局局长（KIS）目前的解释实践明确无误——以提供机票、住宿或旅行团参与活动换取特定出版物构成付款。该交易本质上属于物物交换，但这并不意味着缺乏收入或增值税。
遗憾的是，凡事皆有例外。例如，为了感谢一段长期的恋爱关系，赠送一次豪华酒店住宿，而对方仅仅制作一段简短的Instagram视频作为回报，这在实践中可能并不构成对等的报酬。如果双方提供的利益不成比例，就可能出现所谓的“劳动换取权益”。 来自未付费或部分付费服务的收入这反过来又略微改变了此类利益结算的规则——有时是有利的，有时则不然。在实践中，交易各方应始终评估以在线出版物形式出现的广告价值是否与所获服务的价值相当。
您可以在我们的文章中找到更多关于物物交换结算的信息，文章标题为《物物交换结算》。 免税易货？这是网红最常犯的错误——BTTP.
如何记录与出差相关的费用？
波兰经济周转状况，尤其是在之后 KSeF在中小企业中的广泛应用我们已经习惯了标准化的发票格式和高标准的账务处理。遗憾的是，在许多国家，尤其是在欧盟以外的国家，情况要糟糕得多。
正如我们在文章中写到的那样 以增值税为由进口广告服务 外国承包商开具的发票不一定需要包含波兰文件要求的所有要素。因此，由美国纳税人开具的文件（几乎肯定只包含开具人的基本身份信息）很可能符合费用确认的条件。但是，我们强烈建议每笔费用都以某种形式记录下来，无论是纸质还是电子形式。越容易证明费用是由参与此次行程的人员产生的，就越好。请务必记住，纳税人必须能够证明：
- 交易是谁进行的？
- 这次购买的目的是什么？
- 完成后，
- 价格是多少？
- 谁承担了它的经济负担？
我们认为，《个人所得税法》和《企业所得税法》均未要求将所有这些信息包含在同一份文件中。因此，如果发票未明确标明交易双方，纳税人应准备单独的凭证，例如预订确认函或电子邮件。
如何证明出差的商务性质是另一个问题。税务或会计法规并未规定此类记录的具体格式，但我们认为，最好准备一份简要记录，包含企业家会见的承包商信息、参加的活动名称以及出差的商务目的。无需详述——目的只是为了确保在审计时，能够在几分钟内（而不是几个小时）解释清楚记录此类出差费用的决定。
合计
如您所见，商务旅行，尤其是国际商务旅行，在税法和会计方面都存在诸多挑战。如果您对如何申报海外旅行以避免税务问题有任何疑问，请与我们联系。我们很乐意为您提供帮助。
