自2026年4月1日起，绝大多数波兰企业家都必须按照国家电子发票系统（KSeF）开具结构化发票。尽管该系统的初衷是为税务系统提供一个便捷的解决方案，但实际上却带来了诸多不确定性。本文将尝试解释KSeF如何应用于个体经营者，并解答所有常见问题。
哪些法规引入和规范KSeF？
国家电子发票系统的法律基础是增值税法，特别是第106ga至106ni条。增值税法对该系统本身进行了定义，并引入了许多关于国家电子发票系统使用方面的非常详细的要求。
KSeF 也在其他法案的条款中被提及，例如《税收条例法》或《KAS 法》，但这些都是技术性规定，在经济实践中没有任何实际意义。
什么情况下需要使用KSeF？
国家电子发票系统的实施过程历时数年，分阶段进行。
自2022年起，KSeF的使用变为可选。然而，最初只有少数企业家使用了该系统。我们认为，这主要是由于波兰商业环境存在较高的不确定性。由于原定于2024年生效的整个计划实施时间大幅延迟，许多波兰企业家可能希望政府放弃这些改革。
直到 2025 年和 2026 年之交，人们才意识到 KSeF 肯定会生效，大规模、自愿地实施这一解决方案才变得显而易见。 年营业额超过 2 亿波兰兹罗提的纳税人有时间在 2026 年 2 月 1 日之前改用结构化发票，其中许多纳税人提前 2-3 个月就改用了结构化发票。 规模较小的创业者多出了两个月的时间，不过其中也有一些人提前实施了变革。
最小的纳税人，其每月 B2B 销售额（含增值税）不超过 10 波兰兹罗提，可以开具纸质发票，直至 2026 年底。
未履行使用KSeF义务的处罚
鉴于国家电子发票系统引发的疑虑和困难，决定推迟实施处罚。 对于未在系统中开具发票的处罚措施，将从 2027 年 1 月 1 日起生效。
过渡期结束后， 纳税人若违反规定，在KSeF系统之外开具发票，可能被处以发票所示增值税金额100%的罚款。。 的情况下 免税纳税人 该限额为应付总额的18.7%。但需要注意的是，第106条规定的罚款不适用于可以开具发票的情况。当然，在系统故障的情况下，开具纸质单据是允许的，但必须在系统恢复正常运行后将其录入KSeF系统。
值得注意的是，纳税人的具体情况取决于其是否开具了结构化发票，或者根本没有开具发票。如果销售既未在国家税务和财务登记册（KSeF）中记录，也未开具纸质发票，则纳税人将面临《财政刑法》的处罚。根据《财政刑法》第62条，未开具发票或开具不合格发票的罚款最高可达180个日税率。对于不可靠的发票，罚款将增至720个日税率。日税率根据违法者的经济状况计算，但对于高收入个人而言，未开具发票可能面临超过100万波兰兹罗提的罚款。罚款并不免除违法者在违法行为被证实后偿还所欠税款的义务。
不实施制裁并不代表默许
在网上查找有关KSeF系统的信息时，我们发现了一种极其危险的现象。一些企业家意识到2026年不开具结构化发票不会受到处罚，因此故意不在系统中开具相关文件。这种行为看似无害，实则对纳税人构成重大风险。
在核查或审计过程中，税务机关几乎肯定会对违反规定的纸质或电子发票提出质疑。我们认为，纳税人极有可能被指控账目保存不可靠或试图获取非法税收优惠。
即使纳税人最终在行政法庭上胜诉，但未能使用KSeF（尽管它是强制性的）仍会导致高昂的费用以及与税务机关之间令人倍感压力的纠纷。因此， 没有对不使用 KSeF 进行处罚，绝不能被视为允许不履行义务。
所有有收益的活动都要受到KSeF的影响吗？
这个问题也需要澄清和说明。首先，值得指出的是…… 在KSeF中，开具结构化发票的义务不受增值税纳税人身份的影响。 《商品及服务税法》的任何条款均未将增值税登记与结构化发票联系起来。
无论选择何种税制，纳税人向国家税务总局 (KSeF) 登记的义务均不受影响。因此，系统中的发票必须由应纳税的纳税人开具。 刻度尺，尺子和 总金额值得注意的是，从事未注册业务的纳税人可以（有时甚至必须）使用KSeF。为此，他们必须首先获得税务识别号码（NIP）。
当纳税人从私人租赁（例如，将房地产或机械设备出租给其公司）中获得收入时，情况会变得更加复杂。通常情况下，如果纳税人的业务涉及向私人提供财产并收取费用，则无需在国家税务信息系统（KSeF）中开具发票。然而，在2026年2月4日发布的一份解释文件中，国家税务信息系统（KIS）主任指出，将房屋出租给企业的个人已有义务使用该系统。即使这仍然属于私人租赁，不符合商业法中对商业活动的定义，也无关紧要。
KSeF开具发票
国家电子发票系统的实施给文件签发方式带来了重大变革。除了流程完全数字化这一显而易见的差异外，还存在如何向国家电子发票系统提交发票的问题。 需要注意的是，根据增值税法的规定，发票只有在经过验证并分配了KSeF编号后，才能成为有效的现有文件。
国家增值税制度的生效并未从根本上改变开具发票的一般截止日期，即货物交付或服务提供后次月的15日。但是，国家增值税制度引入了一些额外的规则。
就所谓的在线模式（KSeF 的正常运行模式）而言，重要的是…… 发货日期根据增值税法第106条第(1)款的规定，系统何时分配单据编号并不重要。虽然这通常会在几分钟内完成，但如果纳税人开具XML发票，例如在1月31日晚上11:58，则分配时间至关重要。在2月午夜过后10分钟分配编号实际上无关紧要，开具发票的纳税义务将归于1月，而非2月。
另一方面， 验收日期为 KSeF 对文件进行最终核实并为其分配系统编号之时。 而这一时刻，指的是国内买家收到发票的日期。纳税人登录系统的时间，或者他们下载发票或将其录入会计记录的日期，都无关紧要。
需要注意的是，如果卖方开具的发票有误且系统拒绝接收，则系统将假定该发票未开具。因此，发票开具日期将以重新提交给KSeF的日期为准。
KSeF 和逾期开具的发票
过去，延迟开具发票是一种非常普遍的做法。通常，这种做法遵循以下模式：
- 这位企业家在一段较好的时期内提供了服务，例如从8月1日至31日。
- 8月31日，他向承包商告知了已完成的工作范围和商定的金额。
- 该和解方案要么被接受，要么被拒绝，这个过程通常需要几天甚至十几天。
- 例如，该文件于 9 月 17 日签发，因此可以纳入 8 月份的所得税预缴款和增值税结算中。
不申报实际开票日期的动机是出于税务方面的考虑。这可能导致9月份应缴税款总额远低于10月份应缴税款。为了尽量减少这种明显会对财务流动性产生负面影响的波动，企业家们通常会选择晚于申报日期开具发票。
KSeF的引入使得这种机制几乎无法使用。发票必须立即寄出，最迟不得晚于开具发票后的下一个工作日。
KSeF 和发票以 PDF 格式开具
值得注意的是，国家电子发票系统的实施并未导致PDF发票完全退出市场——企业主仍然以这种格式发送文件，原因之一是电子邮件仍然是主要的商务沟通工具。然而，必须明确指出的是： PDF 文件可能只是发票的一种可视化形式，但根据增值税法的规定，它永远不能取代结构化的 XML 文档。
国家税务信息局局长已就发票可视化引入相关问题发表了评论。根据对以下内容的解读： 5 年 2026 月 XNUMX 日可视化内容与原始结构化发票的任何偏差都可能导致该可视化文件被视为第二份文件，从而造成双重征税。纳税人提出的问题看似无关紧要，例如将“商品描述”替换为“产品名称”。虽然我们认为，在法庭争议阶段，纳税人能够有效地证明第二份发票并未投入流通，但我们仍想指出： 只有当发票可视化内容与 XML 文件完全一致时，才能以 PDF 格式生成发票可视化文件。任何偏离此规则的行为都会带来额外的、不必要的税务风险。
在KSeF为外国承包商开具发票
通过 KSeF 向外国承包商开具发票是最棘手的问题之一，也需要加以澄清。 KSeF 是波兰发票开具者的约束性系统，买方是否能够访问该系统与此无关。 向德国、荷兰或美国承包商开具发票时，必须使用 KSEF。
然而，记录和确认从外国承包商处购买服务或商品的成本并没有任何障碍，而出于显而易见的原因，外国承包商不会用发票记录这笔交易。
但如果外国纳税人拥有波兰税务识别号（NIP）并已在波兰注册增值税，则此规则不适用。在这种情况下，由于该实体在波兰没有注册办事处或常设营业场所，因此无需使用国家电子发票系统，但可以选择自愿加入。
在KSeF以外收到的发票以及扣款权
财政部明确指出，未按规定使用KSeF系统的后果通常由发票开具方承担，而非购买方。这意味着，即使收到纸质发票，纳税人仍然有权抵扣进项增值税——当然，前提是满足所有其他条件。然而，一般而言，就抵扣权而言，卖方是否开具结构化发票无关紧要。
KSeF是否正在改变预付款发票的开具规则？
国家电子发票系统的引入并未从根本上改变预开发票的规则，但出现了一些值得注意的细微差别。最重要的是，通常情况下，增值税应在收到货款后缴纳。在这种情况下，发票开具日期是次要的，法定付款期限（即自月末起15天内）适用。
发票更正和KSeF
引入国家电子发票系统带来的后果之一是文件更正方法的改变。
虽然加减更正的实质依据没有改变，但在KSeF系统中也必须开具更正单据。该系统的引入意味着，一旦发票开具，即使只是表面上的更改，也无法在不开具更正单据的情况下对其进行编辑。这一点很重要，因为在实践中， 更正说明已全部撤回。 即使您在输入承包商名称时出错，系统也会发送更正信息。
KSeF故障时的处理程序
在国家电子发票系统实施过程中，人们普遍担忧财政部运营的系统可能出现故障，或者问题可能出在发票开具方。令人惊讶的是，立法者早已预料到这些情况——他们制定了若干预先设定的应对程序。
创业者方面的本地失败 - offline24
如果故障仅限于局部范围（例如，办公室网络中断、电脑故障、会计软件故障），则适用增值税法第106nda条规定的所谓“离线24小时模式”。在这种情况下，纳税人有义务按照FA（标准化）逻辑结构编制发票，提供所有必要数据，并在必要时将发票转发给KSeF系统外的买方。发票本身必须立即录入KSeF系统，最迟不得晚于开具发票后的下一个工作日。
对于以 offline24 模式开具的发票，凭证的开具日期为发票的创建日期，而非发送至 KSeF 的日期。
KSeF的计划维护工作
尽管 KSeF 成立时间不长，但已进行了多次维护工作，主要集中在 2026 年 1 月和 2 月。如果先前计划的更新、维护或维修工作导致系统不可用，企业有义务开具结构化发票，并且与本地故障类似，必须在系统不可用结束后的下一个工作日之前将发票发送给 KSeF。
官方KSeF失败案例
在官方系统维护期间，纳税人须使用增值税法第106条规定的紧急模式。在此模式下，发票将在与KSEF系统断开连接的情况下开具，并且与offline24模式类似，必须符合强制性文件模板。维护结束后，纳税人有七个工作日的时间将文件上传至财政部服务器。
官方的失败信息将出现在财政部的公共信息公告和KSeF应用程序中。
使用 KSeF 的权限
通常情况下，个体经营者独立使用KSeF系统，但相关法规允许授予授权并将权限委托给其他人。这些受委托人通常是雇员或会计事务所。
纳税人可以使用电子税务办公室的 ZAW-FA 表格代表其企业授予 KSeF 授权。整个过程只需几分钟，获得授权的人通常会在一两天内获得其 KSeF 个人资料的访问权限。但是，这并非自动完成。
KSeF内部的开票程序
在关于国家劳动监察局（PIP）改革的辩论中，许多人指出，当局将能够更轻松地识别那些每月只开具一张发票，尤其是总是向同一承包商开具发票的企业。国家劳动监察局（KSeF）确实将有助于分析此类案件，因为税务部门可以实时访问有关发票频率、报酬金额、服务描述以及交易涉及实体的结构化数据。这将有助于更快地识别那些实际上是全职员工的个人。
但这并不意味着每月只开具一张发票就一定会导致B2B合同受到审查或质疑。这固然是可能引起监管机构注意的因素之一，但它本身并不能断定是否存在隐性雇佣关系。许多企业家实际上只为单个大客户提供服务，例如，通过实施长期项目，或者将当月完成的所有活动集中开具发票。这种合作模式在经济上完全合理，尤其是在承包商独立组织工作、对工作成果负责、可以使用替代人员、拥有自己的工具并承担业务风险的情况下，从而满足所谓的“企业家测试”的要求。
对于从事B2B合同业务的企业而言，政府部门提供的发票应用程序通常就完全足够了。因此，除非企业主需要自动结算、与会计系统集成、税务限额控制或报表生成等额外功能，否则可能无需使用付费软件。然而，在实践中，免费解决方案往往是最便捷的选择。
