KSeF的开票流程及其对公司顺利运营的威胁

作者：Dominik Szlęzak

KSeF是一个集中式系统，用于以统一格式开具、接收和存储发票。KSeF一旦出现故障，包括发票开具暂停，将对整个国家构成战略威胁。

财政部考虑到了这一风险，并提出：

  • 基本在线模式
  • 4 种离线模式——其中 3 种基于离线 KSeF 机制：
  1. Offline24（纳税人需要时使用）
  2. 离线不可用（KSeF 的计划内不可用，例如由于 IT 工作）
  3. 离线故障（KSeF 故障）
  • 离线完全失效——在发生灾难性事件（例如紧急状态、战争）时，允许以任何格式（纸质、电子）开具发票。

这些条款分别规定了发票的开具和发送规则，包括如何向买方提供发票以及如何使用二维码。下表列出了这些条款的详细信息以及我们的实用建议。

  1. KSEF 中的发票模式
LP 类别 在线模式 离线模式24 离线模式 – KSeF 不可用 紧急模式 完全失效模式
1. 申请的前提 默认模式 纳税人的自由决定 财政部公共信息公告中未公布KSeF的可用性。 财政部公告和软件中宣布KSeF故障 停电事件已通过媒体公布。
2. 方式
创建		 根据 FA 方案模板在线发送发票 (3) 符合FA(3)方案的电子发票——进入“KSeF”等候室——系统识别到其到达，但未通过在线审批。 符合FA(3)方案的电子发票——进入“KSeF”等候室——系统识别到其到达，但未通过在线审批。 符合FA(3)方案的电子发票——进入“KSeF”等候室——系统识别到其到达，但未通过在线审批。 纸质发票或电子发票——由纳税人选择开具方式。
3. 发票开具日期 提交给 KSeF 的日期，前提是所指示的签发日期与提交给 KSeF 的实际日期一致（P_1 = 提交日期） 纳税人在字段 P_1 中填写的日期（纳税人本人填写的日期） 纳税人在字段 P_1 中填写的日期（纳税人本人填写的日期） 纳税人在字段 P_1 中填写的日期（纳税人本人填写的日期） 纳税人填写的日期（由纳税人本人填写）
4. 提交给KSeF的截止日期 实际提交给 KSeF 的日期，除非纳税人在 P_1 字段中指明了更早的日期——在这种情况下，KSeF 会将其识别为在线模式之外的提交日期。 必须在字段 P_1 中所示日期后的下一个工作日之前在线发送至 KSeF（ 要求在KSeF服务暂停结束后的1个工作日内在线提交申请。 必须在故障结束后的 7 个工作日内在线发送至 KSeF。 未向KSeF提交任何材料
5. 提供给买方 如果买方没有KSeF账户，则以双方约定的方式进行结算* 如果买方没有KSeF账户，则以双方约定的方式在KSeF进行结算；或者，如果买方没有KSeF账户，则以双方同意的方式进行结算。 如果买方没有KSeF账户，则以双方约定的方式在KSeF进行结算；或者，如果买方没有KSeF账户，则以双方同意的方式进行结算。 以与买方约定的方式（无论是在KSeF内部还是外部） 始终位于 KSeF 之外
6. 买方收到发票的日期 KSeF 编号的分配日期，或者，如果买方没有 KSeF 计数器编号，则为实际收到日期（第 106bg 条，第 4 款） 如何在线操作 如何在线操作 实际收到KSeF以外的款项或分配号码（两者中前者） 实际收货日期
7. 在KSeF外部提交时需使用二维码 1 个带有 KSeF 编号的二维码 2 个二维码
1 个印有“证书”字样的二维码

1 个印有“OFFLINE”字样的二维码

 2 个二维码
1 个印有“证书”字样的二维码

1 个印有“OFFLINE”字样的二维码

 2 个二维码
1 个印有“证书”字样的二维码

1 个印有“OFFLINE”字样的二维码

 无二维码
8. 分配 KSeF 编号后的二维码（在 KSeF 外部使用） 是的——1 个带有 KSeF 编号的二维码 是的——1 个带有 KSeF 编号的二维码 是的——1 个带有 KSeF 编号的二维码 是的——1 个带有 KSeF 编号的二维码 无二维码

*在KSeF中缺少账户是指买方根本没有税务识别号码，或者其身份并非税务识别号码。 在波兰境内拥有税务识别号 (NIP) 或永久履行地的公司。.

  1. 主要实际挑战
  2. 发票附件问题

实际上，只有少数纳税人能够通过KSeF系统发送附件。附件中仅接受用于税务目的的必要数据（计量单位、交付的商品或服务的数量，或净单价），这主要适用于电信、能源、天然气和其他行业的企业。

特别是，在 KSeF 中，附件不允许包含典型的商业、营销和纯粹业务性质的文件，例如价格表、合同、验收协议或保修条款。

此外，要发送附件，必须通过电子税务办公室向国家税务局局长提交通知，并获得有效期仅为两年的同意，如果纳税人出现违规行为，税务局可以撤销该同意。

结论——今天需要考虑如何向KSeF以外的承包商发送附件（电子邮件、纸质文件、云端文件），调整流程并确保承包商了解情况。

  1. 员工发生的费用

由于员工不再亲自收到发票，而只是收到发票的视觉凭证和交易确认单，KSeF 的员工费用结算变得越来越困难。根据法律规定，员工可能在离开时没有收到任何现场文件。

发票将直接发送至雇主的KSeF账户，但也有可能 没有提供关于涉及哪位员工的信息。因为尽管KSeF表格中提供了一个指定“第三方”的字段，但发票开具人是否填写该字段是自愿的。这意味着会计部门可能需要独立确定费用的承担方，员工也必须声明某张发票是“自己的”。因此，如果不进行一些改进——例如，引入个性化的员工卡——那么结算出差和费用可能会更加耗时。

  1. 发票误发至错误单位，以及收到错误发票

在KSeF系统中，如果NIP出现错误，会导致发票被其他实体收到——结果如下：

  1. 在销售方面，我们可能会向某个实体开具发票，但该实体却不付款，而相关实体可能会延迟付款——尤其是在付款期限与发票开具日期相关的情况下。
  2. 在采购方面，可能存在会计处理、扣除增值税以及将其他实体的发票计入税费的风险，这可能导致税务和处罚责任。

 

如果您想知道您的公司应该如何为 KseF 带来的新义务和程序做好准备，我们建议您联系我们的律师事务所。

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